Antes de aumentar sua equipe, descubra quanto ela ainda pode produzir melhor.

Por Luciano Zorzal

 

Qu ando uma empresa cresce, uma consequência parece quase automática.

Mais clientes exigem mais trabalho. Mais trabalho exige mais pessoas.

Em muitos casos, isso é verdade.

Mas talvez exista uma pergunta que deveria vir antes da próxima contratação:

Quanto mais a equipe que você já tem conseguiria entregar se tivesse melhores condições para trabalhar?

Não estou falando de trabalhar mais horas, aumentar a pressão ou exigir mais das pessoas.

Estou falando exatamente do contrário.

Fazer com que o tempo e a capacidade das pessoas sejam utilizados de maneira melhor.

Crescer não precisa significar apenas adicionar pessoas

Durante muito tempo, aumentar a capacidade de uma empresa significava, principalmente, aumentar sua estrutura.

Se o financeiro estava sobrecarregado, contratava-se alguém.

Se o comercial crescia, aumentava-se a equipe.

Se a operação recebia mais clientes, novas pessoas eram incorporadas.

Essa lógica continua válida em muitas situações.

O que mudou é que hoje temos muito mais possibilidades antes de chegar à contratação.

Podemos melhorar processos.

Eliminar etapas que deixaram de fazer sentido.

Automatizar atividades repetitivas.

Organizar melhor as informações.

Dar mais autonomia para determinadas decisões.

Utilizar tecnologia e Inteligência Artificial para apoiar parte do trabalho.

E, principalmente, perguntar se pessoas qualificadas estão realmente dedicando seu tempo às atividades em que conseguem gerar mais valor.

Observe onde o tempo da sua equipe está indo

Essa análise pode começar de maneira muito simples.

Quanto tempo sua equipe gasta procurando informações?

Atualizando planilhas?

Preparando relatórios?

Conferindo dados entre sistemas?

Participando de reuniões?

Pedindo aprovações?

Refazendo alguma coisa porque a informação inicial estava incompleta?

Respondendo repetidamente às mesmas perguntas?

Nenhuma dessas atividades é necessariamente inútil.

O problema aparece quando elas ocupam uma parcela tão grande da rotina que sobra pouco tempo para aquilo que realmente exige conhecimento, experiência, relacionamento e capacidade de decisão.

É aí que existe uma oportunidade importante.

Produtividade não é fazer as pessoas trabalharem mais. É criar condições para que o trabalho delas produza mais valor.

A IA torna essa conversa ainda mais importante

A Inteligência Artificial ampliou bastante as possibilidades.

Uma pessoa pode hoje preparar uma primeira análise em minutos.

Resumir grandes volumes de informação.

Organizar documentos.

Criar uma primeira versão de uma apresentação.

Automatizar atividades administrativas.

Pesquisar alternativas.

Preparar respostas.

Cruzar informações.

Isso não significa simplesmente substituir pessoas por tecnologia.

A pergunta mais interessante é outra:

O que uma pessoa consegue fazer melhor quando deixa de gastar parte do seu tempo com atividades que uma tecnologia pode apoiar?

Talvez um vendedor possa conversar mais com clientes.

Um analista possa analisar mais e consolidar menos.

Um gestor possa desenvolver pessoas em vez de preparar tantos relatórios.

Um profissional de atendimento possa dedicar mais atenção às situações que realmente exigem sensibilidade e julgamento.

É aí que tecnologia começa a gerar produtividade de verdade.

Mas tecnologia sozinha não resolve

Existe também uma armadilha.

Colocar IA sobre uma forma ruim de trabalhar não necessariamente melhora o trabalho.

Às vezes apenas fazemos mais rápido algo que nem deveria continuar sendo feito daquela maneira.

Por isso, antes da ferramenta, vem a gestão.

O processo faz sentido?

A atividade precisa existir?

Quem deveria executá-la?

Existe uma forma mais simples?

O que precisa necessariamente de julgamento humano?

O que poderia ser automatizado?

Onde a tecnologia realmente libera capacidade?

Essa reflexão vale mais do que simplesmente distribuir ferramentas para toda a equipe e esperar que a produtividade apareça.

Contratar continua fazendo parte do crescimento

Claro que chegará o momento em que novas pessoas serão necessárias.

E isso é saudável.

Uma empresa crescendo precisa incorporar novas competências, experiências e capacidade de execução.

A questão não é contratar ou não contratar.

É contratar porque existe uma necessidade real, depois de entender como a capacidade atual está sendo utilizada.

Isso muda inclusive a qualidade da contratação.

Em vez de colocar mais uma pessoa para absorver atividades que se acumularam, a empresa consegue entender melhor qual competência realmente está faltando para o próximo estágio de crescimento.

Talvez a capacidade esteja mais perto do que parece

Antes de abrir a próxima vaga, vale observar a rotina.

Converse com sua equipe.

Pergunte quais atividades consomem tempo demais.

O que é repetitivo.

Onde existe retrabalho.

Que informação é difícil de encontrar.

O que poderia ser simplificado.

Onde uma ferramenta ajudaria.

E, principalmente:

o que essas pessoas poderiam estar fazendo se tivessem mais tempo disponível?

Talvez você descubra que existe uma capacidade importante dentro da própria empresa esperando melhores processos, mais autonomia e ferramentas adequadas para aparecer.

Crescer continuará exigindo pessoas.

Mas cada vez mais, crescer bem também significará aumentar a capacidade das pessoas que já estão conosco.

Então, antes de perguntar:

“Quem precisamos contratar?”

Talvez valha fazer uma pergunta anterior:

“Como podemos fazer nossa equipe produzir melhor antes de simplesmente fazê-la ficar maior?”

 

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